会社は、株主総会に関し、①株主総会以外で行われた、株主によるすべての決議（書面による決議を含む。）、②株主総会、➂会社法344条に従い会社に提供された事項（会社の単独社員が株主総会において、会社が決定しかつ承諾したものとする旨決定した場合において会社に提供すべき当該決定事項の詳細）を記した書面を記録し、保管する必要があります（会社法341条⑴(a)~(c)）。これらの文書については、決議がなされた日又は株主総会の開催日から起算して７年間保管する必要があります(同条⑵)。

また、上記文書のほか、会社は、定款、株主名簿、会計帳簿、取締役会決議書・議事録等を記録・保管する必要があります（同47条⑴）。

なお、マレーシアにおいては、これらの会社運営に関する文書については、会社秘書役にて保管されることが一般的です。